Viele Unternehmen müssen bis spätestens Ende 2016 ihre Kassen nachrüsten. Denn ab 2017 dürfen nur noch Kassen eingesetzt werden, die Einzelumsätze auf Bonebene aufzeichnen und mindestens 10 Jahre aufbewahren können.
Seit dem 01.01.2002 sind Unternehmen, die auch Bargeschäfte abwickeln, dazu verpflichtet, die elektronischen Daten der Kassensysteme elektronisch aufzubewahren und, wenn er fordert, dem Betriebsprüfer des Finanzamtes vorzulegen. Das Aufbewahren ausgedruckter Unterlagen reicht seitdem nicht mehr.
Stattdessen müssen die kompletten Daten gespeichert werden (sog. “Gläserne Registrierkasse”). Nach einer Anweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) aus dem Jahr 1996 bestand bis 2011 eine Vereinfachungsregelung, wonach die Daten der Einzel-Bons nicht aufbewahrt werden mussten, sofern die Tagesendsummen-Bons (“Z-Bons”) lückenlos vorgelegt werden konnten.
Was bedeutet die Aufbewahrungspflicht ab 2017?
Mit Schreiben des BMF vom 26.11.2010 wurden die Anforderungen an die elektronische Kassenführung neu definiert. Spätestens ab Januar 2017 müssen sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme gespeichert werden. Die Daten müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden und dürfen nicht veränderbar sein. Ein Löschen der Einzel-Bons zugunsten des Tagesendsummen-Bons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht ausreichend
Unbare Geschäfte (EC-Karten, Kreditkarten) werden erfassungspflichtig. Dem Finanzbeamten muss ein Auslesen der Daten aus der Kasse möglich sein. Dazu sind die Kassendaten in einem auswertbaren Format vorzulegen. Sofern eine Kasse bislang eine andere Speicherung vorgesehen hat, muss sie von dem Unternehmen umprogrammiert werden. Reicht der Speicher der Kasse nicht aus, um alle diese Daten dauerhaft zu speichern, muss der Speicher aufgerüstet werden. Auch eine Auslagerung der Daten auf einen anderen unveränderbaren Datenträger ist nach Auffassung der Finanzverwaltung zumutbar.
Alle Organisationsunterlagen rund um die jeweilige Kasse wie etwa Bedienungs- und Programmieranleitungen, Protokolle von Umprogrammierungen (Artikelstammdaten-veränderungen, Bediener- einrichtung, Kellnereinrichtung) sind wie bisher aufzubewahren. Neu ist daneben auch, dass für jede einzelne Kasse protokolliert werden muss, in welchen Zeiträumen sie an welchem Ort eingesetzt wurde.
Für Unternehmen, die wegen ihrer Größe von der Buchführungspflicht befreit sind und nicht bilanzieren, besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Kassenführung. Kommen jedoch elektronische Kassensysteme zum Einsatz, gelten für diese die gleichen Vorschriften und Anforderungen.
Auf dem Markt existiert eine Vielzahl von Registrierkassen. Nicht alle können die neuen Anforderungen erfüllen. Dort, wo eine Kasse bauartbedingt die vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt und diese auch nicht umgerüstet werden kann, reicht es, weiter nur die fortlaufenden Z-Bons aufzubewahren. Dieses Zugeständnis der Verwaltung ist allerdings bis zum 31.12.2016 begrenzt. Bis zu diesem Zeitpunkt muss jeder Unternehmer mit einer elektronischen Registrierkasse auf einen solchen Kassentyp umgestellt haben. Der relativ lange Übergangszeitraum von sechs Jahren entspricht der regelmäßigen Nutzungsdauer von Kassensystemen.