Geht das Finanzamt bei Ihren freien Mitarbeitern von Scheinselbstständigkeit aus, droht Ihnen unter anderem rasch eine saftige Umsatzsteuernachzahlung. Das geht ins Geld – sicher kein Zufall, dass Scheinselbstständigkeit 2013 offensichtlich zu den Prüfungsschwerpunkten der Finanzverwaltung zählt, wie zahlreiche Betriebsprüfungen und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen zeigen.
Hat ein vermeintlich freier Mitarbeiter in seinen Rechnungen an Ihr Unternehmen Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen, obwohl er dazu nicht berechtigt war, weil er als Arbeitnehmer und nicht als freier Mitarbeiter einzustufen ist, streicht Ihnen das Finanzamt nachträglich den Vorsteuerabzug aus seinen Rechnungen und verlangt von Ihnen eine saftige Umsatzsteuernachzahlung.
Achtung: Natürlich können Sie wiederum Ihren freien Mitarbeiter in Regress nehmen. Was allerdings voraussetzt, dass er finanziell in der Lage ist, Ihren Schaden auszugleichen.
So prüfen Sie vorher den sozialversicherungsrechtlichen Status
Von Scheinselbstständigkeit wird immer dann gesprochen, wenn der freie Mitarbeiter als selbstständiger Unternehmer auftritt, obwohl er nach Art und Inhalt seiner Tätigkeit zu den abhängig Beschäftigten zählt. Der freie Mitarbeiter muss nach außen hin immer als Selbstständiger erscheinen.
Wenn Sie einen Mitarbeiter auf freiberuflicher Basis beschäftigen wollen, dann müssen Sie penibel genau darauf achten, dass sich die Eingliederung in das Unternehmen von der Eingliederung Ihrer Arbeitnehmer unterscheidet.
Mit der folgenden Checkliste können Sie klären, ob die Gefahr einer Scheinselbstständigkeit besteht. Je mehr der Sachverhalte zutreffen – bei bestehenden Vertragsbeziehungen zu freien Mitarbeitern –, desto größer ist die Gefahr, dass Ihr freier Mitarbeiter als Scheinselbstständiger eingestuft wird.
Tipp: Am besten beachten Sie die Punkte bereits, wenn Sie Ihren freien Mitarbeiter zum ersten Mal einsetzen.
Diese Punkte sind mit Blick auf den Status gefährlich:
- Ihr freier Mitarbeiter hat bei Ihnen einen eigenen Schreibtisch oder Arbeitsplatz.
- Er ist in Dienstpläne oder Telefonregister/Bereitschaftsdienste einbezogen.
- Sie stellen ihm sämtliche Arbeitsmittel zur Verfügung.
- Er muss sich bei Ihnen an feste Arbeitszeiten halten.
- Er unterliegt Ihrer permanenten Kontrolle.
- Er muss jeden Ihrer Aufträge annehmen.
- Sie bezahlen ihn bei Urlaub, Krankheit oder an Feiertagen.
- Er muss Urlaub bei Ihnen beantragen (unbedenklich ist, wenn er seinen Urlaub mit Ihnen nur abstimmen muss).
- Er darf nach außen hin nicht als eigener Unternehmer, sondern nur in Ihrem Namen in Erscheinung treten.
- Er darf keine eigenen Mitarbeiter beschäftigen.
Nutzen Sie das Statusfeststellungsverfahren
Auf Nummer sicher gehen Sie mit dem sogenannten Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung Bund. Die prüft für Sie, ob Ihr freier Mitarbeiter seine Tätigkeit tatsächlich selbstständig ausübt. Und ihre Entscheidungen sind auch rechtsverbindlich – anders als die Einstufung durch eine gesetzliche Krankenkasse.